Integritetspolicy

Denna integritetspolicy förklarar hur Volkswagen Group Sverige samlar in och behandlar dina personuppgifter i samband med att du anmäler dig till en konferens, resa, fest eller annat evenemang som anordnas av oss (“Eventet”). Den beskriver också dina rättigheter.

Du bör läsa denna integritetspolicy innan du anmäler dig till Eventet. Genom att anmäla dig till Eventet, accepterar du denna integritetspolicy och att dina personuppgifter samlas in och behandlas på det sätt som beskrivs häri.

Notera att den här integritetspolicyn bara beskriver hur dina personuppgifter behandlas i samband med Eventet. Om du har en annan relation till oss (t.ex. som anställd, kund eller leverantör) kan vi även behandla personuppgifter om dig för andra ändamål. Om du inte redan har fått information om detta, får du gärna höra av dig till oss.

1. Dina uppgifter är i trygga händer

Volkswagen Group Sverige är personuppgiftsansvariga för hur dina personuppgifter behandlas inom ramen för Eventet, enligt denna integritetspolicy. Du kan alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och schysst sätt hos oss.

Du kan när som helst kontakta oss om du har frågor kring dina personuppgifter, genom att maila oss på Therese.Jonsson@volkswagen.se eller genom att ringa oss på +46(0) 8 553 868 95.

Volkswagen Group Sverige

Hantverksvägen 9
151 65 Södertälje

Organisationsnummer: 556084-0968

Volkswagen Group Sverige benämns hädanefter som vi/oss/vår eller likannde.

2. Personuppgifter som samlas in om dig

Vi samlar in olika typer av uppgifter om dig innan, under och ibland efter Eventet. Vilka uppgifter som samlas in beror bland annat på Eventets karaktär, till exempel om det rör sig om en konferens, resa eller annat typ av evenemang. Vi kan till exempel behandla följande typer av personuppgifter om dig:

Person- och kontaktuppgifter. Du behöver lämna ett antal uppgifter om dig själv när du anmäler dig till Eventet, till exempel ditt namn, epost, mobiltelefonnummer, etc.

Passuppgifter. Om Eventet äger rum utomlands kan du behöva ge oss en kopia av ditt pass. Den behövs för att vi ska kunna boka och administrera din resa. Ditt pass kan innehålla flera uppgifter om dig, till exempel ditt namn, personnummer, medborgarskap, födelseort, kön, längd och passnummer.

Bilder och filmer. Det kan tas bilder och spelas in film (ibland med ljud) under Eventet. Du kommer bli tillfrågad innan du fotograferas eller filmas. Det är helt okej att säga nej till detta. Det kan dock hända att du ändå förekommer i bakgrunden på bilder eller filmer från Eventet. Om du inte alls önskar förekomma på bilder eller filmer, får du gärna meddela oss innan Eventet.

Hälsouppgifter, matallergier och andra kostpreferenser. Om det bjuds på mat eller dryck under Eventet, får du gärna meddela oss om du har några allergier eller andra kostpreferenser. Du kan även lämna andra uppgifter om din hälsa till oss, till exempel sjukdomar eller funktionshinder. Det är frivilligt att lämna denna typ av hälsouppgifter. Om du inte lämnar dessa uppgifter risker du dock att bli utan den hjälp, eller andra särskilda förutsättningar, som du behöver eller förväntar dig under Eventet.

Reseinformation. Om Eventet innebär resa, övernattning eller liknande, kommer vi samla in reseinformation som rör dig, till exempel bokningsnummer, destination, resedatum m.m.

Kommunikation. Du kan kontakta oss om du har frågor om Eventet eller behöver hjälp. Du styr själv över innehållet i mejl och andra meddelanden som du skickar till oss. Försök att bara inkludera uppgifter som är relevanta för din fråga och undvik helst känsliga uppgifter om det går.

Teknisk data. När du besöker anmälningssajten samlas enhetsinformation in från din dator (eller mobila enhet), till exempel IP-adress, språk, webbläsare, operativsystem och skärmupplösning samt datum och tid för ditt besök. Denna information samlas in med hjälp av cookies.

3. Hur Dina uppgifter samlas in

Information som du ger till oss. Merparten av alla uppgifter lämnar du själv till oss, till exempel när du anmäler dig till Eventet. En del uppgifter kan du även ha lämnat till oss sedan innan, till exempel om du är anställd hos oss. Det är frivilligt att lämna uppgifter i samband med Eventet. En del uppgifter måste du dock lämna för att du ska kunna anmäla dig till Eventet, eller för kunna delta i alla aktiviteter under Eventet.

Information som samlas in på andra sätt. Vi kan även inhämta information om dig på andra sätt, till exempel från leverantörer, samarbetspartners och andra pålitliga källor. Till exempel kan bilder på dig samlas in från personer och företag som fotograferat under Eventet. En del uppgifter kan även samlas in från din arbetsgivare (om du inte jobbar hos oss).

4. Hur dina uppgifter kommer behandlas

Dina personuppgifter kan behandlas lite olika beroende på Eventets karaktär. Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för följande syften och baserat på följande lagliga grunder:

För att anordna Eventet. Din personuppgifter kommer framförallt att användas för att bjuda in dig till och anordna Eventet. Till exempel kan dina personuppgifter användas för att boka flygbiljetter och hotell, utflykter och aktiviteter, samt administrera andra saker inför och under Eventet. Detta är nödvändigt för du ska kunna delta på Eventet och för andra berättigade intressen. Teknisk data används för att anmälningssidan ska presenteras på bästa sätt för dig och din enhet när du anmäler dig till Eventet.

För att du ska få rätt mat och förutsättningar. Uppgifter om dina allergier, funktionshinder eller andra hälsouppgifter kommer att användas för att säkerställa så att du får rätt mat och dryck under Eventet, samt för att ordna med den assistans eller andra förutsättningar som du kan tänkas behöva under Eventet. Genom att lämna uppgifter om dina hälsa till oss, samtycker du till att dina uppgifter används för dessa ändamål.

För att skicka information till dig. Din personuppgifter kan användas för att skicka meddelanden till dig, till exempel bokningsbekräftelser, påminnelser eller annan information inför Eventet. Det är nödvändigt för du ska kunna delta på Eventet och för andra berättigade intressen.

För att genomföra enkäter. Dina personuppgifter (främst namn och epost) kan används för att skicka ut enkätfrågor till dig efter Eventet, för att få höra dina tankar om Eventet och om något kunde ha gjorts bättre. Det är frivilligt att svara på enkäter. Uppgifterna från enkäten kommer att användas som underlag för våra berättigade intressen av att anordna ett ännu bättre event nästa gång.

För att skapa minnen. Bilder och filmer från Eventet kan användas för att skapa fotoböcker eller andra media, samt delas med andra deltagare efter Eventet. Du kommer bli tillfrågad innan du fotograferas eller filmas på Eventet. Om du tackar ja till det, samtycker du även till att bilden eller filmen kan användas och spridas på detta sätt efter Eventet.

För att skydda oss, dig och andra. Vi kan behandla dina uppgifter för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras juridiska rättigheter och affärsintressen. Det kan till exempel behövas om du eller någon annan riktar krav mot oss. Detta är nödvändigt för berättigade intressen, bland annat [BOLAGS] intressen av att skydda oss, dig och andra.

För att följa lagar och andra rättsliga krav. Ibland kan lagar eller andra rättsliga krav kräva att vi lämnar ut uppgifter om dig, till exempel regler kring säkerhet, redovisning, immigration samt tullkontroll. Vi kommer bara lämna ut dina personuppgifter om vi skyldiga att göra det, eller om du har godkänt det.

5. Dina uppgifter delas med andra

Vi kan ibland behöva dela dina personuppgifter med andra pålitliga personer och företag. Till exempel kan dina personuppgifter delas med:

Personer som arbetar hos oss. Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar hos oss, men bara personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina jobb. Typiskt sett handlar det om personer som arbetar med Eventet.

Nine Yards. Dina personuppgifter kommer att delas med Nine Yards, som hjälper oss att anordna Eventet. Nine Yards kommer få tillgång till i princip alla dina personuppgifter, bland annat för att kunna boka biljetter och boenden, beställa mat och för att kommunicera med dig i samband med Eventet.

Tjänsteleverantörer. Dina personuppgifter kommer även delas med andra utvalda företag, som hjälper oss att genomföra Eventet eller levererar andra tjänster till oss. Till exempel fotografer och cateringfirmor. Dessa företag får bara behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss, eller för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. Vi jobbar bara med seriösa och noggrant utvalda leverantörer, så dina personuppgifter är i trygga händer.

Flygbolag, hotell och andra leverantörer. Dina personuppgifter kan delas med flygbolag, hotell och andra leverantörer för att boka biljetter, boenden och andra tjänster för Eventet, till exempel utflykter och andra aktiviteter. Det kan handla om namn, personnummer, epost och adress för att bekräfta bokningar, men även exempelvis passuppgifter för resor där passkontroller krävs. Flygbolag och hotell är normalt sett personuppgiftsansvariga för hur dina uppgifter behandlas av dem. Du brukar kunna hitta mer information om detta på deras hemsidor. Du får förstås även gärna fråga oss.

Myndigheter. Vi kan behöva lämna nödvändig information till svenska och utländska myndigheter såsom polis, gränskontroller eller andra myndigheter. Vi kommer bara lämna ut dina personuppgifter till myndigheter om vi skyldiga att göra det, eller om du har godkänt det.

Övriga. Vi kan även lämna ut dina personuppgifter till andra företag, organisationer eller personer, om du har godkänt det.

6. Dina uppgifter kan behandlas utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock ibland behöva överföras till företag utanför EU/EES. Om Eventet äger rum utomlands kan till exempel dina personuppgifter behöva delas med hotell, flygbolag och andra leverantörer utanför EU/EES, som hjälper oss med Eventet.

Du bör känna till att andra regler kan gälla för din personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Vi kommer dock se till att alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå. Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring tillämpliga skyddsåtgärder.

7. Så länge sparas dina uppgifter

Vi sparar dina personuppgifter så kort tid som möjligt. Dina personuppgifter sparas bara så länge som uppgifterna behövs för att uppfylla syftet med behandlingen. Vi kontrollerar regelbundet behovet av spara dina uppgifter, med hänsyn till tillämpliga lagkrav.

Vi sparar typiskt sett merparten av dina uppgifter upp till tre månader efter Eventet. En del uppgifter kan dock sparas behöva sparas längre. Till exempel kan ditt namn och din epost sparas för att komma ihåg att du deltog på Eventet, dock högst ett år efter Eventet. Bilder och filmer från Eventet sparas oftast en längre period. Dina personuppgifter kan även behöva sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, bland annat enligt bokföringslagen.

Personuppgifter som behandlas med stöd av ditt samtycke (t.ex. allergier och andra hälsouppgifter) raderas när du återkallar ditt samtycke, dock senast en månad efter Eventet.

Dina personuppgifter kan också fortsätta sparas om du har en annan relation till oss utanför Eventet. Om du är anställd hos oss kommer din personuppgifter till exempel sparas enligt vår integritetspolicy för anställda.

8. Cookies

Som många andra, använder vi cookies och liknande tekniker på anmälningssajten för att samla in teknisk data. Du kan läsa mer hur cookies används här. Du kan kontrollera inställningarna för cookies i din webbläsares inställningar.

9. Du bestämmer

Det är dina personuppgifter. Du har därför rätt att få information och påverka hur dina personuppgifter behandlas av oss. Här följer en kort sammanfattning av dina rättigheter.

Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. Du kan kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.

Rätt att få tillgång till och flytta din data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. Den första kopian är gratis. Du har ibland även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att en uppgift om dig raderas om uppgiften inte längre är nödvändig för syftet som den samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgiften.

Rätt att rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.

Rätt att återkalla ditt samtycke. Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss. Notera dock att det inte påverkar den behandling som utförts innan återkallelsen.

Observera att det kan finnas andra lagregler som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. Till exempel kan rättsliga skyldigheter hindra eller ge oss rätt att inte lämna ut, radera eller flytta delar av dina uppgifter.

10. Klagomål

Du har rätt att kontakta och klaga hos Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på www.datainspektionen.se.